Organisaties kunnen via de PR commissie kenbaar maken dat ze de inzet van onze vrijwilligers willen. Ook alle andere reacties die binnen komen moeten doorgestuurd worden naar de contactpersoon van de PR. Deze persoon zal vervolgens in contact treden met de vragende organisatie om verder uit te vragen wat de bedoeling van onze inzet is. De contactpersoon van de PR kan al direct schatten of een bepaald evenement “geschikt” is voor onze stichting. Er zijn een aantal werkzaamheden die wij niet kunnen en mogen uitvoeren zoals bijvoorbeeld beveiligingswerk. Indien we voor dergelijke klussen worden benaderd kan de contactpersoon meteen een negatief antwoord geven.In alle andere gevallen verzamelt de contactpersoon zoveel mogelijk informatie over het evenement en wordt in overleg met de Planningscommissie (PC) bepaald of het evenement geaccepteerd wordt. De PC heeft hierbij het aandachtspunt of het MBT voor dit evenement op het gevraagde tijdstip voldoende vrijwilligers op de been kan krijgen.
De contactpersoon koppelt de GO of NO GO terug aan de organisatie. De organisatie krijgt vervolgens een schriftelijke bevestiging waarin ook de tarieven en voorwaarden staan.
Zodra een Evenement Coördinator (EC) is toegewezen treedt deze in contact met de organisatie om de details voor het evenement door te spreken. Vanaf dat moment is de EC het contact met de organisatie namens het MBT.
Een belangrijke taak voor de organisatie is het regelen van de vergunning en aanstelling van de MBT vrijwilligers als verkeersregelaar. De EC en PR kunnen hierover meer informatie verschaffen.
